Naujausios
Išsilaisvinimas nuo el. pašto grandinių
Pagalvokime, kiek laiko kasdien praleidžiame ieškodami el. laiškų su reikalingais dokumentų priedais. Tyrimo duomenys rodo, kad vidutinis darbuotojas praleidžia apie 28% darbo laiko tvarkydamas el. paštą. Dokumentų siuntinėjimas el. paštu sukuria sudėtingus grandininių laiškų srautus, kuriuose sunku atsekti, kuri versija yra naujausia, kas ją peržiūrėjo ir kokie pakeitimai buvo padaryti.
Dažnai organizacijose dokumentų siuntinėjimas el. paštu sukelia nuolatinius nesusipratimus. Visi dirba su skirtingomis dokumentų versijomis, o vėliau tenka valandas aiškintis, kodėl viename projekte atsirado tiek nesuderintų sprendimų.
Kai įmonė atsisako dokumentų siuntinėjimo el. paštu ir pradedama naudoti DVS sistema (Konica Minolta), kasdieniai darbo procesai įgauna visiškai naują kokybę ir greitį.
Realūs darbo pokyčiai, kuriuos pajunta kiekvienas
1. Bendradarbiavimas tampa efektyvesnis ir greitesnis
Kai dokumentai pasiekiami centralizuotoje platformoje, bendradarbiavimas tampa momentinis. Darbuotojai gali vienu metu dirbti su tuo pačiu dokumentu, matyti vieni kitų pakeitimus realiu laiku, komentuoti, užduoti klausimus ir gauti atsakymus tame pačiame kontekste.
Organizacijose, kurios atsisakė el. pašto dokumentų siuntimui, nebereikia laukti dieną ar dvi, kol gaunami visų suinteresuotų šalių komentarai. Pakeitimai matomi iškart, galima reaguoti čia ir dabar, todėl sprendimai priimami žymiai greičiau.
2. Dokumentų versijų chaosas išnyksta
Kiekvienas, kas yra gavęs el. laišką su pavadinimu "Dokumentas_FINAL_v3_tikrai_galutinis.docx", supras šios problemos mastą. Centralizuotos dokumentų valdymo platformos automatiškai seka visas versijas, leidžia lengvai palyginti pakeitimus ir, jei reikia, grįžti prie ankstesnių variantų.
Kai organizacijos atsisako dokumentų siuntinėjimo el. paštu, išnyksta versijų painiava. Lieka tik viena tiesa – naujausia dokumento versija, prieinama visiems, kas turi teisę ją matyti. Tai sumažina klaidų skaičių mažiausiai 40%.
3. Paieška tampa žaibiškai greita
Prisiminkime, kiek kartų teko ieškoti dokumento, žinant tik kelis raktinius žodžius iš jo turinio. El. pašte tokia paieška dažnai tampa košmaru, ypač jei dokumentas buvo prisegtas prie laiško prieš kelis mėnesius.
Ieškant svarbaus dokumento el. pašte galima sugaišti net valandą. Tuo tarpu modernios dokumentų valdymo sistemos leidžia įvesti kelis raktinius žodžius į paiešką ir per sekundes rasti tai, ko ieškoma, net jei dokumentas buvo sukurtas prieš metus.
4. Dokumentų saugumas pakyla į naują lygį
El. paštas niekada nebuvo sukurtas kaip saugi dokumentų saugykla. Konfidencialūs dokumentai, siunčiami el. paštu, gali būti persiųsti tretiesiems asmenims, nutekėti dėl kibernetinių incidentų arba tiesiog pasimesti tarp daugybės kitų laiškų.
Šiuolaikiniai dokumentų valdymo sprendimai užtikrina kur kas didesnį saugumą nei el. paštas. Galima tiksliai nustatyti, kas turi prieigą prie kokių dokumentų, sekti, kas juos peržiūrėjo, atsisiuntė ar pakeitė. Duomenų nutekėjimo rizika sumažėja keliais kartais.
5. Auditas ir atitiktis tampa paprastesnė
Organizacijoms, kurioms svarbi atitiktis reguliavimui (BDAR, ISO standartai, finansinis auditas), dokumentų valdymas be el. pašto tampa didžiuliu palengvinimu. Visi veiksmai su dokumentais yra registruojami, todėl audito "pėdsakas" sukuriamas automatiškai.
BDAR audito metu įmonės gali per kelias minutes pateikti visą reikalingą informaciją. Anksčiau būtų sugaištos savaitės renkant duomenis iš įvairių el. pašto dėžučių ir bandant atkurti, kas ir kada turėjo prieigą prie konfidencialių dokumentų.
Kaip atrodo darbo diena be dokumentų siuntinėjimo el. paštu?
Įsivaizduokime įprastą darbo dieną modernizuotame biure:
Projekto vadovas ryte prisijungia prie sistemos ir mato, kad naktį jo kolega užbaigė projekto biudžeto dokumentą. Jis peržiūri pakeitimus, palieka keletą komentarų konkrečiose eilutėse ir paskiria dokumentą finansų skyriui tvirtinti. Sistema automatiškai praneša atsakingiems asmenims apie užduotį.
Per pietų pertrauką finansų direktorius per išmanųjį telefoną peržiūri biudžetą, patvirtina jį vienu paspaudimu ir prideda trumpą komentarą. Projekto komanda iškart gauna pranešimą apie patvirtinimą.
Po pietų vyksta virtualus susitikimas su klientu. Vietoj to, kad siųstų dokumentus el. paštu prieš susitikimą, projekto vadovas tiesiog suteikia klientui laikinąją prieigą prie projekto dokumentų. Susitikimo metu visi dalyvaujantys mato tą pačią dokumentų versiją ir gali realiu laiku aptarti pakeitimus.
Pasibaigus darbo dienai, sistema automatiškai sugeneruoja dienos veiklos ataskaitą, todėl rytoj bus lengva tęsti nuo tos vietos, kur buvo baigta.
Kodėl vis dar delsiame?
Nepaisant akivaizdžių privalumų, kai kurios organizacijos vis dar delsia atsisakyti dokumentų siuntinėjimo el. paštu. Dažniausios kliūtys – įpročių galia, baimė keistis ir klaidingas įsitikinimas, kad perėjimas prie naujos sistemos bus sudėtingas ir brangus.
Didžiausia klaida – galvoti, kad tokių pokyčių įdiegimas užims mėnesius. Šiuolaikiniai sprendimai gali būti įdiegti per kelias dienas, o darbuotojai paprastai per savaitę perpranta naują sistemą. Investicijos grįžta per pirmuosius 3-4 mėnesius vien dėl sutaupyto laiko.
Kompanijos, atsisakiusios dokumentų siuntimo el. paštu, praneša apie 20-30% padidėjusį produktyvumą, greitesnį sprendimų priėmimą ir mažiau streso darbe. Svarbiausia – darbuotojai gali daugiau dėmesio skirti kūrybiniams ir strateginiams darbams, o ne gaišti laiką ieškodami dokumentų el. pašto džiunglėse.
Galbūt laikas ir jūsų organizacijai žengti šį žingsnį į efektyvesnį, saugesnį ir modernesnį darbo procesą?