Naujausios
Daugiafunkcinis spausdintuvas (MFP – multifunction printer) dažnai tampa centriniu biuro įrenginiu, nuo kurio priklauso kasdienė darbo eiga: dokumentų spausdinimas, skenavimas, kopijavimas ar net faksavimas. Tačiau rinkoje esant šimtams skirtingų modelių, įmonėms kyla pagrįstas klausimas – kaip išsirinkti tokį įrenginį, kuris atitiktų realius darbo poreikius, neperžengtų biudžeto ir tarnautų efektyviai?
Pagrindinis sėkmingo pasirinkimo principas – orientacija į faktines darbo apimtis, funkcinius poreikius ir IT infrastruktūros galimybes. Netinkamai parinktas įrenginys gali tapti lėtesnis nei tikėtasi, neefektyviai naudoti išteklius arba tiesiog trukdyti darbo eigai.
Įvertinkite spausdinimo apimtį ir vartotojų skaičių
Pirmas žingsnis – objektyviai įvertinti, kiek dokumentų jūsų įmonė išspausdina per mėnesį. Gamintojai nurodo rekomenduojamą mėnesinę apkrovą, kurią įrenginys gali efektyviai atlaikyti. Jei jūsų įmonė per mėnesį spausdina iki 1 000 puslapių – pakaks mažos talpos įrenginio su pagrindinėmis funkcijomis. Tuo tarpu įmonėms, kurios spausdina 10 000–30 000 puslapių per mėnesį – reikalingas aukštos klasės modelis su dideliu popieriaus padėklu, didesniu greičiu ir našesniu procesoriumi.
Taip pat svarbu įvertinti – kiek žmonių naudos įrenginį. Jei vienu metu gali reikėti skenuoti, spausdinti ar kopijuoti keliems vartotojams – verta rinktis įrenginį su didesniu darbo sparta, galimybe tvarkyti užduočių eilę ir automatiniu dokumentų tiektuvu (ADF).
Nustatykite prioritetines funkcijas
Ne kiekvienai įmonei reikalingos visos daugiafunkcinio įrenginio funkcijos. Vieniems svarbiausias yra greitas, patikimas spausdinimas, kitiems – sklandus dokumentų skenavimas tiesiai į debesiją ar dokumentų valdymo sistemą.
Pavyzdžiui:
● Jei dažnai skenuojate daug puslapių – ieškokite modelio su dvipusiu ADF.
● Jei reikalingas mobilus darbas – įsitikinkite, kad įrenginys palaiko „AirPrint“, „Google Cloud Print“ ar kitus belaidžius spausdinimo sprendimus.
● Jei dirbate su konfidencialiais dokumentais – rinkitės modelį su naudotojų autentifikacija, PIN kodo spausdinimu ir dokumentų saugojimu.
Mažesnėms įmonėms gali pakakti įrenginio su pagrindinėmis funkcijomis, tuo tarpu vidutinės ir didesnės organizacijos dažnai renkasi įrenginius, integruojamus su DVS ar ERP sistemomis.
Spalvotas ar nespalvotas spausdinimas?
Jei jūsų įmonės veikla reikalauja aukštos kokybės spalvotų spaudinių (pvz., rinkodaros, dizaino ar klientų aptarnavimo srityse)) – spalvotas daugiafunkcinis įrenginys yra būtinybė. Tačiau jei kasdien spausdinami daugiausia vidaus dokumentai, ataskaitos ar sutarčių projektai – pakaks nespalvoto lazerinio įrenginio, kuris bus greitesnis, pigesnis eksploatacijoje ir patikimesnis ilgalaikėje perspektyvoje.
Svarbu nepamiršti, kad spalvoti įrenginiai paprastai reikalauja keturių kasečių (CMYK), todėl jų eksploatacija brangesnė.
Atkreipkite dėmesį į bendras išlaidas
Renkantis įrenginį – būtina įvertinti ne tik pirkimo kainą, bet ir bendras nuosavybės sąnaudas (TCO – total cost of ownership). Jos apima:
● tonerio ar rašalo kainą,
● popieriaus sunaudojimą,
● techninę priežiūrą,
● elektros sąnaudas,
● atsargines dalis.
Kai kurie įrenginiai pigūs įsigyti, bet brangūs eksploatuoti, todėl verta palyginti ilgalaikį ekonomiškumą. Alternatyva – įrangos nuoma arba „mokėk už puslapį“ modeliai, kurie leidžia fiksuoti išlaidas ir gauti visą techninį aptarnavimą bei eksploatacines medžiagas įtrauktas į kainą.
Augimo ir integracijos galimybės
Jei jūsų įmonė planuoja augimą ar plėtrą – verta rinktis įrenginį, kurį būtų galima integruoti į platesnę sistemą: pridėti papildomų stalčių, skaitmeninio archyvavimo įrankių, autentifikavimo sprendimų ar prijungti prie debesų platformų.
Taip pat naudinga rinktis gamintojus, kurie siūlo aktyvų programinės įrangos palaikymą, nuotolinę diagnostiką ir reguliarų saugumo atnaujinimą. Tai ypač svarbu IT saugumą vertinančiose įmonėse.
Tinkamo daugiafunkcinio spausdintuvo pasirinkimas nėra vien techninis sprendimas – tai investicija į darbo našumą, sklandžius procesus ir sąnaudų kontrolę. Įvertinę realias darbo apimtis, funkcinius poreikius ir ateities augimo perspektyvas – galite pasirinkti įrenginį, kuris padės ne tik šiandien, bet ir prisitaikys prie rytojaus iššūkių.